Les ERP (enterprise resource planning) et plus généralement les progiciels offrent des fonctionnalités permettant un accès plus rapide à une information plus sûre. Voici quelques exemples de logiciels qui améliorent la productivité des entreprises.
GED
La gestion électronique des documents (GED) permet de centraliser et trier les documents dématérialisés de l’entreprise. Le logiciel de GED et l’ERP fonctionnent ensemble, la GED pouvant constituer un module du progiciel de gestion intégrée. La centralisation des documents améliore l’échange d’informations entre les collaborateurs, et leur fait gagner du temps. Les risques de doublons, d’oublis ou d’erreurs sont écartés, et il est inutile de ressaisir les données. Les tâches qui jalonnent le cycle de vie d’un produit (conception, vente, maintenance) sont considérablement simplifiées. La GED peut être combinée à une solution PLM (product lifecycle management), permettant d’optimiser la gestion du cycle de vie d’un produit. Les collaborateurs ont ainsi accès à des documents techniques indexés comportant des informations claires.
Automatisation des processus métiers
Automatiser les processus métiers grâce à un logiciel offre un gain certain en productivité. L’automatisation des processus métiers garantit la transparence et la traçabilité du flux, avec, par exemple, l’envoi automatique d’e-mails lors du transfert de responsabilité d’une tâche. Limitation des formalités administratives, réduction des coûts et des risques et amélioration du service client… les avantages sont multiples.
Optimisation des ressources humaines
Le logiciel de ressources humaines permet d’optimiser la gestion du personnel de l’entreprise. Un logiciel peut notamment stocker des informations sur les membres de l’entreprise, et gérer les compétences de chacun. Il évite les tâches, et augmente la productivité. Un logiciel propose généralement les fonctionnalités suivantes :
- gestion automatisée de la paie ;
- répartition du travail en fonction des employés présents ;
- rotation du personnel et gestion des quarts ;
- recrutement de nouveaux employés (sélection, entretien, évaluation, analyse, etc.) ;
- gestion de la formation du personnel pour améliorer les compétences ;
- gestion des congés ;
- sécurité des salariés et prévention des risques professionnels…
Mesure de la productivité des employés
Pour augmenter la productivité de l’entreprise, encore faut-il pouvoir mesurer la productivité de chaque employé. Cet aspect devient essentiel, en particulier lors de la fabrication de produits en usine, ou lors de la vente de produits. Un logiciel de mesure de la productivité transmet des données en temps réel pour chaque employé. Il maîtrise les indicateurs de productivité : taux de rendement global, taux de productivité, niveau de production, taux de productivité par poste de travail… Grâce à l’analyse des performances, les managers peuvent prendre des décisions plus facilement pour augmenter la productivité.
